Grabbis: Functionaliteiten

Het programma bestaat uit een backend-gedeelte, alleen toegankelijk voor de medewerkers van de sport- of jeugddienst, en een publiek gedeelte waarmee jongeren zich via Internet kunnen inschrijven voor activiteiten.

Backend: beheer door de medewerkers

Beheer van jongeren

  • Centrale database van alle deelnemers, inclusief historiek/archief
  • Eenmalige input van gegevens, elke vakantie herbruikbaar
  • Nieuwe jongere aanmaken gebeurt op 1 scherm
  • Families worden gegroepeerd om contactgegevens te hergebruiken
  • Geboortedatum deelt jongeren in volgens leeftijdscategorieën (indien gewenst)

Beheer van activiteiten

  • Aanmaken van activiteiten duurt slechts enkele minuten
  • Elke activiteit kan doorgaan op 1 of meerdere dagen
  • Activiteiten kunnen beperkt worden tot bepaalde leeftijdscategorieën
  • Per activiteit kan een lijst van deelnemers opgevraagd en afgeprint worden
  • Voor elke monitor is een aanwezigheidslijst afdrukbaar

Inschrijven

  • Door medewerkers van de sport- of jeugddienst of door de jongere van thuis uit
  • Voor meerdere activiteiten tegelijk
  • Meteen duidelijk hoeveel plaatsen nog vrij zijn
  • Wanneer een activteit volzet is kan de jongere zich aanmelden op de reservelijst.
  • Betaling dient te gebeuren op de sport- of jeugddienst voor aanvang van de activiteit. Overzicht van openstaande betalingen is beschikbaar.
  • Automatische uitprint van bevestigingsbrief en kwitantie (fiscaal attest)

Financieel luik: Kasboek & fiscaal attest

  • De verantwoordelijke voor Grabbelpas kan op elk moment een kasboek opvragen. Een duidelijk overzicht geeft de inkomsten aan.
  • Afdrukken van fiscaal attest
  • Per dag van activiteiten kan een overzicht van inkomsten en uitgaven bekeken worden
  • Rapportering kan worden aangepast aan uw wensen

Publiek gedeelte, toegankelijk voor jongeren

Online inschrijven

Jongeren maken vlot gebruik van het Internet en verwachten dat organisaties daarop inspelen. Bovendien vermindert door het inschrijven via internet de werklast voor de mederwerkers van sport- en jeugddienst.

  • Jongeren loggen in van thuis
  • Overzicht van de activiteiten (afgestemd op hun leeftijd)
  • Onmiddellijk overzicht van vrije plaatsen en reservelijsten
  • Makkelijk, snel en veilig
  • Toegang kan geblokkeerd worden tot een bepaalde datum en uur om het simultaan starten van inschrijvingen te garanderen.

Volledig afgestemd op uw wensen

Eenvoudig in gebruik: De applicatie is eenvoudig opgebouwd en kan door elke medewerker van de sport- en jeugddienst intuitief gebruikt worden. Jongeren die van thuis uit inschrijven worden door de verschillende schermen geloodst op een gebruiksvriendelijke manier.

Meerdere gebruikers / computers tegelijk: Het programma is toegankelijk vanop elke computer met netwerkverbinding (internet/intranet). Meerdere gebruikers kunnen tegelijk actief zijn. Zo kan het ganse team op piekmomenten inschrijvingen afhandelen.

Deel uw gegevens: Wanneer verschillende diensten van een gemeente (bv sportdienst en jeugddienst) gebruikmaken van het programma, kan 1 grote database gebruikt worden. Op die manier beschikt elke dienst over zijn eigen informatie, maar kan men tegelijk (indien gewenst) ook de informatie van de andere dienst(en) raadplegen. Zo creëert u 1 aanspreekpunt voor de jongere die vlotter geholpen kan worden.